【フリーランス/個人事業主】エバンジェリズム研究所を支えるサービスたち 〜 1年後の変化〜

はじめに

独立・開業が2018年3月なので、1年と4ヶ月ほどが経過しました。昨年の今くらいに個人事業を支えるサービスについての記事を公開しましたが、その後、いろいろとアップデートしているのでそれをこの記事にて記していきたいと思います。

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個人事業や起業される方にとって煩雑な事務作業や慣れていない分野の処理は辛いものです。そんなときは専門特化したサービスを活用するとよいでしょう。

実際に、いろいろなサービスも試してみたり、試用してみたらドンピシャで即決してみたり、よくわからないからとりあえずはじめてみたら定着したり(もっとよいサービスがありそう)と発展途上ではありますが、なにかの参考になれば幸いです。

なお、各種、認識違いや不足、誤りなどあると思います。見つけた場合はそれとなく教えてください。まだまだ勉強の身なので、こうやってオープンにすることで、フィードバックをいただきたいというのがこちら側のこの記事の意義になります(正直に)。

 

 

開業編

まずは、私が開業したときの手順も共有しておきましょう。

  1. 印鑑発注
  2. 事務所契約
  3. 開業届け提出
  4. 銀行口座開設

です。通常は開業届けを出してから事務所契約ですが、文中に書いた思惑で事務所を開業前に審査・契約していただきました。わーい。なお、事業の所在地を事務所にする場合は、私と同様に事務所契約→開業届けとなります(私は事業所として契約事務所の住所を記載しただけなのであとで変更届でも十分だったと思います)。

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開業届け

まず、何はともあれ開業ですが、個人事業は起業するよりはるかにラクではありますが、書類を揃える必要はあります。開業は、国税局のサイト を見れば揃えることができますが、まぁ、アレです。見つけにく、わかりにくい、辛い。。。とはいえ、一通り目を通しておくことはおすすめします。

そこで、やはり便利なサービスを使いたくなるわけです。はじめてなので不安が多いというのが主な理由ですね。私が利用させていただいたのは無料で使える 開業freee です。

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開業freeeは、質問に回答していくことで先に紹介した国税局が要求する届出書類を自動作成してPDFを出力してくれます。とても便利です。ただし、事情によっては自動出力だけでは足りない項目もありますので、それはPDFに追記をするか、印刷して手書きで追記しましょう。

また、開業届けの控えはかならずもらうようにしましょう。開業届けを郵送で行う場合は、かならず控えを返信してもらえるよう返信封筒に切手を貼って同封するようにしましょう(私は直接届出に行きました。その足で銀行口座を開設したかったので)。

また、後述のように事業用の印鑑も作成しておくことをおすすめします。要は押印が必要になります。

開業freeeには、ほかにも特典があります。個人事業主向けのクレジットカードの発行やジャパンネットバンクの口座開設がしやすくなるなどありますので、チェックしておきましょう。

 

印鑑

印鑑は、代表印、銀行印、角印がほしかった(形から入る的な)ので、印鑑本舗で購入しました。

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印鑑本舗にした理由は、キャンペーンで、開業セットみたいなのがお安くなっていたからです。前述の3つの印鑑、押印マットをかねたケースが付いていました。またフォントが選べたので、屋号と名前からしっくりくるものをサクッと選択できました。

 

銀行口座

個人事業主で、事業用の口座を開設するのは必須ではありませんが、クライアント様に個人口座に振込いただくのは心苦しい(というかカッコ悪いと思ってしまった)のと、事業のお金の流れを明確にしたい(プライベートと混ざると危険!)ので事業用の口座を開設しました。

メインバンクは、三井住友銀行さんです。口座の開設には、開業届けの控え、身分証明書(運転免許証など)、開設する口座の銀行印が必須です。個人事業用の口座については銀行や支店によっても対応が異なるようですが、わたしは即日開設することができました。事業の実態を示すようウェブサイトのページを印刷して持参しましたが、見せる機会すらありませんでした。

なお、個人事業の口座名義は、屋号にはできません。「屋号+個人名」は可能です。

あと、デビッドカード機能は個人事業主では付加してもらえませんでした。あったら便利ではありましたが、マストではないのでよしとします。

※銀行口座の開設にはサービスは利用していませんが、ついでなのでここに書いておきました。

 

事業所

事業所は自宅でよい場合は自宅で構いませんが、私は、都内ですが、都心にでるには少し時間がかかるところに住んでいるため、自宅の他に都心に事業所が欲しいという事情がありました。

当初は、バーチャルオフィスで検討しており、調べていくうちにフリーデスクが必須となり、最終的に今の形態(結局個室を借りています)に落ち着きました。なお、オフィスのそれぞれの違いを簡単に紹介しておきます。

  • バーチャルオフィス
    住所を貸してくれる。ウェブサイトや開業届けなどに利用できる(※別料金や不可のところもあるので注意)
  • フリーデスク
    住所利用の他、共有の作業スペースを貸してくれる(※別途料金がかかったりするところもある)
  • 個室
    住所利用の他、個室を占有できる。個室といってもパーティションで区切られているだけのところなども多い

私は、これらすべてに対応しており、各拠点のフリーデスクも利用できるアントレサロンを選択しました。アントレサロンの最大の利点は、プランを月単位でフレキシブルに変更できる点です。最初はフリーデスクプランで契約し、その後に個室プランに変更をしました。その後、2018年10月に 12 SHINJUKU に移転をしています。

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[「12」公式]12 SHINJUKU(ジュウニ 新宿)1人席~約108㎡のミドルオフィスまで。暮らしを自由にするリビタ…

12 SHINJUKU に移転した最大の理由は利便性です。新宿駅直結のオフィスは願ってもなかなか叶うものではありません。ここの2デスクの個室を借りています。2019年8月6日現在は、フリーデスクのみ空きがあるようです。興味のある方はご連絡ください。紹介いたします。
そして「暮らしを自由に」というコンセプトにも惹かれました。LDKや畳部屋があったり、シャワールームもあったりで働くためのよい仕組みが凝縮されています。ここで最先端の働き方を実践しているので、その体験もクライアント様への貢献に活かしていっています。

クレジットカード

事業運営編でもいいのですが、開業段階でクレジットカードも取得しましたので、ここに書いておきます。クレジットカードは、開業freeeの特典のfreeeライフカード(ゴールド)を取得しました。流れの中で契約できるのでクレカが必要な人はこれでOKです。もちろん、引き落としの銀行口座は、事業用の口座を指定します。

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中小企業や個人事業主の方でも利用できるクレジットカード。創業時の企業や個人事業主の方はもちろん、中小企業のコーポレートカ…

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事業運営編

サイト運営

このブログおよび、個人事業のサイトは、XSERVERを使わせていただいています。なんといっても低価格なのがよいです。サーバーだけでなく、ドメインもいくつかはこちらで契約をしています(一部ドメインはスコープ範囲外なので別のサービスを利用しています)。独自SSLも無料で利用できます。

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サーバーのプランは、X10で十分です。実際にブログ、事業サイト、その他いくつかのサイトも1契約範囲内で10年に近いくらい使っていますが、制限にひっかかることもなく使えています。上位のプランに変えるメリットもいまのところ全くありません。

なお、当ブログは、XSERVERで自動インストールとセットアップができる  WordPress を使っています。自動アップグレードもできるのでたいへん運営が楽です。設定はそこそこカスタマイズしています。

 

メール

メールは、つい数ヶ月前まで XSERVER のメールシステムを使っていました。これでも不満はなかったのですが、クライアント様からのミーティングインバイトに対応できるといいなと思い、後に紹介する Microsft Office 365 の Exchange Online サービスに移行をしました(移行の方法もひとつ記事がかけるのですがそれはまたの機会に)。ということで、

正確には、Office 365 Business Premium を契約しています。詳細は後ほど。GMail も検討したのですが、実は、Google アカウント連携で事業で使っているメアドを紐づけてしまっており、それでいくつかのクライアント様のシステムへのアクセスなどをさせていただいており、紐づけの解除と新規作成などがリスクがあると判断しました。

 

オフィスツール

クライアント様とのドキュメントなどのやり取りがあり、避けては通れませんでした。元 Microsoft としてもというのもあるにはありますが、G Suite では、細かい部分で互換性に難もあり、また、Office Online でもいちいち  OneDrive にアップロードしなければならないなど煩雑になるため、Office for Mac は必須です。ちなみに、Windows OS は一切使っていないため、Mac 版があればそれで十分な感じです。

Microsoft Store

Microsoft Store で Office 365 Business Premium を入手し、最新のカスタマー …

もともとは、Office 365 Business で契約をしていました。要は一番お安く Office アプリケーションが使えるプランです。上述のように、Exchange Online でメールを使いたくなり、Business Premium にアップグレードしました。ちなみに O365 のプランはここで値段も含めて確認するといいです。

 

バックオフィス

顧客管理、案件管理、受発注管理といったバックオフィス系は、board を使っています。

boardは見積書・請求書・発注書を作成するためだけのシステム(ソフト)ではありません。ベンチャー経営者自らが、自身の業…

請求書は、Misoca を愛用していたのですが、board は、請求書作成も含んだバックオフィスをすべてやってくれるのでこちらに一本化をすることにしました。実はこの辺りは会計サービスを何にするのかにも関連しておりました。その辺は、後述します。また、freee でも請求書などは処理できるのですが、どうしてもトラッキングしたかったので board を利用しています。本来であれば、案件管理は Excel でも十分な案件数ではありますが、これも経験ということで。

board では、以下の管理をしています:

  • 顧客管理(顧客情報、担当者の連絡先など)
  • 案件管理(顧客情報を紐づける)
    • 見積書・請求書・領収書、(発注書なども)も自動作成
    • 案件の受注ステータス管理
  • 請求管理
    • 毎月の請求ステータスや金額の確認
    • 請求書の発行(メール、郵送)
    • 会計サービスと連動(請求書発行時に会計サービスに売り上げとして計上するなど)
  • 発注先・発注・支払い管理
    • ここで紹介しているサービスや事務所費用などの管理

また私の場合は、個人事業のほか、社員、契約社員としての所属もあるのですが(事業の一環としてクライアントとの契約形態はクライアントと協議の上決めています。なお、社員契約であっても社会保険などは自分でマネージする方針です)、それらの収支も  board で管理し、全体のお金の流れが把握できるようにしています。

要するに、プライベートなお金以外のお金の大まかな流れや、特に入金に関連する諸手続き(見積もり、請求とか)は board で見ているということです。年間通した見込みもレポートできるので便利です。

クライアント様との契約書など大切な書類関連もPDFデータ化して案件に対して添付をしています。紙の契約書などは事務所で大切に保管していますが、ささっと確認したい場合に便利です。

プランは、ファイル保管とデータロック(変更できないようにする)があるので Basic にしています。個人事業ならば Personal でも十分ではあります。

要望があるとしたらやはりスマホアプリがほしいです。

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会計・確定申告

愛用していた Misoca の流れで、弥生会計やマネーフォワードも検討をしましたが、私レベルの素人会計には 会計freee がやさしいと感じました。

会計ソフト freee (フリー) | 無料から使えるクラウド会計ソフト

100万事業所が利用するクラウド会計ソフト の freee なら個人事業主の確定申告から、日々の売上把握、コスト管理、売…

会計freee では、開業に向けた準備(開業費)から使い始めて、日々の経費の登録、リアルな入出金管理を行なっています。銀行サービスやクレジットカードサービスと連動するため、手入力不要でリアルデータを扱えるので助かっています。

board と 会計freee を連動しているため、board で請求処理をすると、売り上げとして会計freeeに登録されます。実際の入金は、「月末締め翌月支払い」だとすると翌月の月末になるのですが、会計freeeが事業用銀行口座と連動しているので、入金があり次第、決済を行うことができます。

会計freeeで行なった決済処理をトリガーにして board の請求ステータスを「入金済み」にできたらなおよいのですが、そこは手動で行なっています。全自動だとお仕事してお金をいただいた実感がなくなってきそうなので、ひとステップだけ手作業があっても良いかなと思っています。

経費については、スマホアプリで領収書を写真添付することもできますし、オンラインの領収書PDFを添付することもできるので、必ず記録するようにしています(機能としては使いやすいですが、行為自体はその性質上結構手間です)。

ご存知のとおり、領収書の電子データでの保管はハードルが高いので、確定申告向けには、実際の紙の領収書を保管(PDFのものは紙に印刷して保管)しなければなりませんので、会計freeeスマホアプリでパシャっとしたら OK ではないのですが、記録を電子化することで、紙の情報を見ることは最小限に抑えられると期待しています。紙の領収書は、Microsoft 社員時代の名残で律儀にA4用紙に糊付けしていっています(これまた手間)。一月分ごとにZIPロックなどに入れておくでもいいのですが。

あと、board + 会計freee でやろうと決めたあとで会計freeeに請求書発行機能があることに気がつきました。あるものは使った方がいいのかもしれませんが、上述のような理由で board を使っているので後悔していません。

プランは、「スターター」ではじめたのですが、前述のように領収書を写真で添付し続けたいために、「スタンダード」プランに切り替えました。

 

契約書へのサイン

契約書へのサインなど書類のやり取りは、クライアント様に合わせているのが基本です。ただし、契約書のみならず、見積もり書や請求書なども可能な限り PDF でメールやクラウドストレージでの受け渡しをお願いしています。board が郵送にも対応しているので、それでも対応できますが、こちら側の書類が PDF が原本となるので、原本でのやり取りを推奨しています。

さて、契約書へのサインで主な方法は以下です:

  • 紙に署名・捺印して郵送
  • PDF に署名・捺印して共有
  • クラウド電子契約

PDFに署名・捺印する際には、Adobe Reader の署名機能を使います。予め個人事業の代表印をスキャンしてデータ化しておいているので、捺印が行えるようにしています。これで複数社でOKいただいているのできっと大丈夫でしょう。

クラウド電子契約サービスを使うケースも増えてきています。私が使っているのは、CLOUNDSIGN です。

CloudSign(クラウドサイン)

無料で契約締結ができるウェブ完結型のクラウド契約 CloudSign(クラウドサイン)。契約書の保管・管理にも利用可。契…

個人事業主向け(利用者一人、契約書送信件数が月10件)の無料プランを利用させてもらっています。大体の場合はクライアント様が法人契約をなさっていてそれにぶら下がる形で利用させていただいているので無料で利用させていただいているのが実際です。

 

クライアント様との連絡手段

クライアント様との連絡手段は、クライアント様で普段やり取りをされているものを使うことが多いです。具体的には、SlackTypetalk, Microsoft Teams が多いです。またインプリム社とのやりとりはプリザンターで一本化されています。まだクライアント様になる前のやり取りで多いのは、圧倒的に Facebook Messanger です。

Microsoft Teams は、Office 365 でのチーム コラボレーションのハブです。チームが結束して成果を…

Typetalk

Typetalkはチームディスカッションに対応したビジネスチャットツール。コミュニケーションを円滑にして組織のアイデアを…

Slack

Slack とはよりシームレスなチームワークを実現するビジネスコラボレーションハブです。業務に必要なメンバー、情報、愛用…

「顧客管理」も「営業支援」も「プロジェクト管理」もこれひとつで。脱エクセルを実現するノンプログラミングWebデータベース…

ドキュメント関連のやり取りで多いのは、最近は Scrapbox です。

Scrapbox

Scrapboxは、次世代の知のコラボレーションツールです…

実は今では、クライアント様とのやりとり、クライアント様のナレッジ共有へのアドバイスなども含めてできるだけ、Scrapbox に集約させていただくように働きかけることが増えています。なので、将来的には連絡手段は全部 Scrapbox にできたらなんて思っています。
ついでに宣伝ですが、これらのツール選定や導入・定着化支援も承ります。

問い合わせ対応

問い合わせ対応は実際にはいろいろと試行錯誤を繰り返しています。今現在では、以下を利用しています。

問い合わせフォーム

Tayori - 無料のカスタマーサポートサービス

Tayoriは20,000アカウント以上が導入をするカスタマーサポート・お問い合わせ管理のシステムです。お問い合わせ・申…

Tayori は、問い合わせフォームのみ利用しています。無料版を使わせていただいておりますが、ウェブ完結でお問い合わせ対応ができるのは便利です。でも、レスポンシブ対応してほしいです。ちょっと辛い。

チャット

サイトからすぐにやりとりができるようにチャットの仕組みを組み込んでいますが、こちらは以前は、Facebook Messanger を組み込んでいました。先に述べたように Facebook Messanger からのご連絡が多いためです。でも、実際に設置してみると組み込みの Facebook Messanger での連絡はあまり多くありませんでした。Facebook にログインしていないブラウザだと Facebook にログインしないといけない仕組みなので、そこに抵抗があったのかもしれません。そこで試してみたのが、Zendesk Chat です。

Zendesk Chat で効果を出すには、Team プランを選択したいところですが、まだまだチャットでご連絡いただくことがそんなに多くないので、Lite プランにしています。試用した Team プランのトリガーはとても効果的でした。今後検討したいと思っています。

電話

電話サービスも利用しています。IP電話の IP-Phone SMART とそのアプリ  SMARTalk を使っています。

IP-Phone SMART

バッテリーの消耗を抑えたり、雑音をカットするノイズキャンセリングを搭載した公式アプリ「SMARTalk」とは?…

このサービスは、基本料金が無料、着信も無料なため、実質無料で使わせていただいています。留守番電話も無料というありがたいサービスです。発信する際は、今のところ携帯電話で行なっているのですが、料金的にもお得ではあるので、Wi-Fi 環境では発信でも使っていければなと思っています。

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